Cuối năm thường là thời điểm mà các doanh nghiệp tập trung vào việc thu hồi những khoản công nợ trong năm để thu hồi vốn sau một năm hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên việc thu hồi công nợ không phải vấn đề đơn giản và thường gây “đau đầu” cho các doanh nghiệp. Việc các khoản phải thu chưa được thanh toán đúng hạn dễ dẫn đến tình trạng tắc nghẽn dòng tiền, khiến doanh nghiệp vừa chịu áp lực chi trả lương, thưởng Tết cho người lao động, vừa gặp khó khăn trong việc xoay vòng vốn cho kế hoạch sản xuất, kinh doanh của năm tiếp theo. Do đó, thu hồi công nợ cuối năm chính là nhu cầu cấp thiết nhằm đảm bảo dòng tiền ổn định. Tuy nhiên, làm thế nào để thu hồi công nợ hiệu quả mà vẫn đúng luật thì không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách thực hiện. Nếu thiếu quy trình phù hợp, việc đòi nợ có thể dẫn đến tranh chấp, ảnh hưởng uy tín hoặc vi phạm quy định pháp luật. 
1, Công nợ là gì?
Công nợ là khoản tiền phát sinh khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp thực hiện các giao dịch mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, hoặc trong kỳ thanh toán với một cá nhân, doanh nghiệp khác, nhưng không trả (hoặc không trả đủ) tại thời điểm đó mà phải chuyển sang kỳ thanh toán sau. Công nợ có thể xảy ra giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, cũng có thể là công nợ giữa cá nhân với doanh nghiệp hoặc cá nhân với cá nhân. Việc quản lý công nợ có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp vì khi công nợ bị tồn đọng kéo dài, đặc biệt là các khoản nợ khó đòi, doanh nghiệp sẽ đối mặt với nguy cơ thiếu hụt vốn lưu động, ảnh hưởng đến uy tín thương mại và khả năng phát triển bền vững.

2, Quy trình thu hồi công nợ hiệu quả mà vẫn đúng quy định pháp luật?

Bước 1. Rà soát, phân loại và đánh giá tình trạng công nợ

Đây là bước quan trọng đầu tiên, quyết định phương án thu hồi nợ phù hợp.

Doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ các khoản phải thu, đối chiếu sổ sách kế toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng, hóa đơn, chứng từ giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu và các tài liệu liên quan.

Cần xác định cụ thể:

• Chủ thể có nghĩa vụ thanh toán: cá nhân, hộ kinh doanh hay doanh nghiệp;

• Số tiền nợ gốc, khoản đã thanh toán và số tiền còn phải thanh toán;

• Thời điểm phát sinh nghĩa vụ và thời hạn thanh toán;

• Tình trạng công nợ: chưa đến hạn, đến hạn, quá hạn hoặc nợ khó đòi;

• Lãi chậm trả, phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại (nếu có căn cứ);

• Khả năng tài chính, tình trạng hoạt động và tài sản có thể bảo đảm việc thanh toán của bên nợ.

Trên cơ sở đó, doanh nghiệp nên phân loại thành các nhóm:

Nhóm 1 – Công nợ có khả năng thu hồi cao: Bên nợ vẫn hoạt động bình thường, có khả năng tài chính và có thiện chí thanh toán nhưng chưa thực hiện đúng hạn.

Nhóm 2 – Công nợ có dấu hiệu rủi ro: Bên nợ thường xuyên trì hoãn, không thực hiện cam kết, thay đổi địa chỉ hoặc có dấu hiệu gặp khó khăn về tài chính.

Nhóm 3 – Công nợ khó đòi: Bên nợ né tránh liên hệ, ngừng hoạt động, có dấu hiệu tẩu tán tài sản hoặc phát sinh tranh chấp về nghĩa vụ thanh toán.

Việc phân loại giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án xử lý phù hợp, tránh lãng phí thời gian và chi phí đối với những khoản nợ có nguy cơ mất khả năng thu hồi.

Bước 2. Gửi thông báo nhắc nợ và yêu cầu thanh toán

Sau khi rà soát công nợ, doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với bên nợ để yêu cầu thực hiện nghĩa vụ thanh toán.

Việc nhắc nợ có thể thực hiện thông qua điện thoại, email, văn bản hoặc các phương thức liên lạc hợp pháp khác. Tuy nhiên, đối với những khoản nợ có giá trị lớn hoặc đã quá hạn kéo dài, doanh nghiệp nên gửi văn bản yêu cầu thanh toán chính thức.

Một văn bản yêu cầu thanh toán cần có các nội dung cơ bản:

1. Thông tin pháp lý của bên yêu cầu thanh toán và bên có nghĩa vụ thanh toán;

2. Căn cứ phát sinh công nợ: hợp đồng, đơn hàng, giao dịch hoặc thỏa thuận;

3. Số tiền nợ gốc, các khoản lãi chậm trả và khoản tiền khác có căn cứ yêu cầu;

4. Thời hạn thanh toán theo hợp đồng và tình trạng vi phạm nghĩa vụ;

5. Thời hạn đề nghị thanh toán và phương thức thanh toán;

6. Hướng xử lý tiếp theo nếu bên nợ không thực hiện nghĩa vụ.

Doanh nghiệp nên gửi thông báo bằng phương thức có thể chứng minh được việc gửi và nhận, chẳng hạn như chuyển phát bảo đảm, thư điện tử có dữ liệu xác nhận hoặc phương thức khác phù hợp với thỏa thuận của các bên.

Lưu ý: Không nên chỉ dựa vào những cuộc gọi điện thoại hoặc trao đổi miệng để chứng minh quá trình yêu cầu thanh toán. Các tài liệu thể hiện việc nhắc nợ, phản hồi và cam kết trả nợ có thể có ý nghĩa quan trọng khi giải quyết tranh chấp.

Bước 3. Đàm phán, thương lượng và lập văn bản xác nhận công nợ

Thương lượng là phương thức nên được ưu tiên nếu bên nợ vẫn có thiện chí hợp tác và còn khả năng thanh toán.

Thông qua thương lượng, hai bên có thể thống nhất những phương án như:

• Gia hạn thời hạn thanh toán;

• Chia khoản nợ thành nhiều đợt thanh toán;

• Thanh toán trước một phần và cam kết trả phần còn lại;

• Thỏa thuận giảm hoặc miễn một phần lãi chậm trả;

• Thực hiện nghĩa vụ thanh toán bằng tài sản hoặc phương thức khác nếu pháp luật cho phép và hai bên thống nhất hợp lệ.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến việc lập văn bản xác nhận công nợ hoặc thỏa thuận thanh toán.

Văn bản này nên ghi nhận rõ:

• Tổng số tiền nợ được xác nhận;

• Nguyên nhân và căn cứ phát sinh khoản nợ;

• Thời hạn, phương thức thanh toán;

• Lãi chậm trả, phạt vi phạm và các nghĩa vụ khác (nếu có);

• Cam kết và trách nhiệm của các bên khi không thực hiện đúng thỏa thuận.

Văn bản phải được người có thẩm quyền ký kết hoặc người được ủy quyền hợp pháp ký kết. Việc đóng dấu thực hiện theo quy định pháp luật, điều lệ và quy chế của doanh nghiệp, không nên mặc định rằng mọi văn bản đều bắt buộc phải đóng dấu mới có giá trị.

Tình huống pháp lý minh họa:

Công ty A ký hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu cho Công ty B với tổng giá trị 1,5 tỷ đồng. Công ty A đã giao đầy đủ hàng hóa, Công ty B đã ký biên bản xác nhận nhận hàng nhưng mới thanh toán 500 triệu đồng. Số tiền còn nợ là 1 tỷ đồng và đã quá hạn thanh toán 60 ngày.

Sau khi nhận được thông báo yêu cầu thanh toán, Công ty B xác nhận nghĩa vụ trả nợ nhưng đề nghị chia thành 03 đợt thanh toán trong vòng 90 ngày.

Trong trường hợp này, Công ty A có thể xem xét chấp nhận phương án trả góp để bảo đảm khả năng thu hồi nợ. Tuy nhiên, cần lập văn bản xác nhận công nợ và thỏa thuận lịch thanh toán cụ thể, đồng thời quy định rõ hậu quả pháp lý nếu Công ty B tiếp tục vi phạm cam kết.

Việc xác nhận công nợ bằng văn bản vừa giúp củng cố chứng cứ về nghĩa vụ thanh toán, vừa hạn chế những tranh chấp về số tiền nợ và thời hạn trả nợ sau này.

Bước 4. Gửi thông báo yêu cầu thanh toán lần cuối và cảnh báo hậu quả pháp lý

Nếu bên nợ không thực hiện đúng cam kết, né tránh hoặc không có thiện chí thương lượng, doanh nghiệp cần gửi thông báo yêu cầu thanh toán lần cuối.

Nội dung thông báo cần xác định rõ:

• Tổng số tiền còn phải thanh toán;

• Căn cứ pháp lý và căn cứ hợp đồng;

• Thời hạn cuối cùng để thực hiện nghĩa vụ;

• Khoản lãi chậm trả, phạt vi phạm hoặc bồi thường thiệt hại nếu có căn cứ;

• Biện pháp pháp lý doanh nghiệp dự kiến thực hiện nếu bên nợ tiếp tục không thanh toán.

Doanh nghiệp có thể ấn định thời hạn thanh toán bổ sung, nếu phù hợp với hợp đồng và hoàn cảnh cụ thể. Đặc biệt, doanh nghiệp không nên tự ý áp dụng các biện pháp gây sức ép trái pháp luật hoặc công khai thông tin bên nợ nhằm xúc phạm danh dự, uy tín của họ.

Bước 5. Khởi kiện tại Tòa án hoặc giải quyết tranh chấp bằng trọng tài thương mại

Khi bên nợ không thực hiện nghĩa vụ thanh toán mặc dù doanh nghiệp đã nhiều lần yêu cầu, khởi kiện là phương thức quan trọng để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp.

Trước khi khởi kiện, doanh nghiệp cần kiểm tra các nội dung sau:

Thứ nhất, xác định đúng chủ thể có nghĩa vụ thanh toán.

Cần xác định chính xác cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức phải chịu trách nhiệm thanh toán theo hợp đồng. Trường hợp người ký hợp đồng không phải người đại diện hợp pháp, cần kiểm tra phạm vi đại diện, ủy quyền và căn cứ xác lập giao dịch.

Thứ hai, xác định đúng quan hệ tranh chấp và cơ quan giải quyết.

Tùy thuộc vào bản chất giao dịch, tranh chấp có thể được xác định là tranh chấp kinh doanh, thương mại hoặc tranh chấp dân sự về hợp đồng.

Nếu hợp đồng có điều khoản trọng tài hợp lệ, doanh nghiệp cần xem xét phương thức giải quyết tại trọng tài thương mại. Nếu không có thỏa thuận trọng tài có hiệu lực, doanh nghiệp có thể khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền.

Theo Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2025) tranh chấp kinh doanh, thương mại và dân sự thuộc thẩm quyền sơ thẩm của Tòa án nhân dân khu vực theo quy định hiện hành. Về nguyên tắc, Tòa án nơi bị đơn có trụ sở hoặc nơi cư trú có thẩm quyền giải quyết, trừ trường hợp pháp luật hoặc thỏa thuận hợp lệ của các bên quy định khác.

Thứ ba, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khởi kiện.

Hồ sơ khởi kiện thu hồi công nợ thường bao gồm:

• Đơn khởi kiện theo quy định;

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và tài liệu chứng minh tư cách pháp lý của nguyên đơn;

• Tài liệu chứng minh thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền;

• Hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán, hợp đồng cung ứng dịch vụ và các phụ lục;

• Đơn đặt hàng, báo giá, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu;

• Hóa đơn, chứng từ thanh toán, sao kê ngân hàng;

• Biên bản đối chiếu, xác nhận công nợ;

• Email, tin nhắn, thư yêu cầu thanh toán và các tài liệu trao đổi liên quan;

• Tài liệu chứng minh khoản lãi chậm trả, phạt vi phạm và thiệt hại thực tế (nếu yêu cầu).

Thứ tư, xác định đầy đủ các khoản tiền có quyền yêu cầu thanh toán.

Ngoài nợ gốc, doanh nghiệp có thể xem xét yêu cầu:

• Tiền lãi do chậm thanh toán;

• Phạt vi phạm hợp đồng nếu có thỏa thuận và đáp ứng điều kiện pháp luật;

• Bồi thường thiệt hại nếu chứng minh được các điều kiện phát sinh trách nhiệm bồi thường.

Đây là nội dung rất quan trọng bởi nhiều doanh nghiệp chỉ yêu cầu thanh toán tiền nợ gốc mà bỏ qua các quyền lợi tài chính khác được pháp luật bảo vệ.

Thứ năm, xem xét yêu cầu áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời.

Trong trường hợp có căn cứ cho thấy bên nợ đang tẩu tán tài sản, chuyển dịch tài sản hoặc có nguy cơ làm ảnh hưởng đến khả năng thi hành án, doanh nghiệp có thể xem xét đề nghị Tòa án áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự.

Tùy từng trường hợp, biện pháp có thể bao gồm phong tỏa tài khoản, phong tỏa tài sản hoặc cấm chuyển dịch quyền về tài sản đối với tài sản đang tranh chấp.

Việc áp dụng phải đáp ứng điều kiện luật định, có căn cứ và thực hiện nghĩa vụ bảo đảm nếu thuộc trường hợp phải bảo đảm. Không phải cứ có khoản nợ chưa thanh toán là đương nhiên được phong tỏa tài sản của bên nợ.

Bước 6. Yêu cầu thi hành án và tổ chức thu hồi khoản tiền theo bản án, quyết định

Sau khi có bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật hoặc thuộc trường hợp được thi hành ngay theo quy định, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện thủ tục yêu cầu thi hành án.

Đây là bước cuối cùng nhưng có ý nghĩa quyết định đối với việc thu hồi khoản tiền trên thực tế.

Doanh nghiệp cần:

• Chuẩn bị đơn yêu cầu thi hành án và bản án, quyết định có liên quan;

• Xác định cơ quan thi hành án dân sự có thẩm quyền;

• Cung cấp thông tin về tài khoản, tài sản, nguồn thu nhập và các điều kiện thi hành án của bên phải thi hành án nếu có;

• Theo dõi quá trình xác minh tài sản và tổ chức thi hành án;

• Đề nghị áp dụng biện pháp bảo đảm, biện pháp cưỡng chế khi có đủ căn cứ pháp luật.