Đất sử dụng ổn định nhiều năm nhưng chưa có sổ đỏ: Làm thế nào để được cấp Giấy chứng nhận?

Nhiều gia đình ở các thôn, xã, phường, khu dân cư đã canh tác, xây nhà, sinh sống trên một thửa đất suốt hàng chục năm, hoặc thậm chí nhiều thế hệ nhưng vẫn chưa có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (sau đây gọi là "sổ đỏ"). Đất có thể do cha ông để lại, được thừa kế, được tặng cho hoặc mua bán bằng giấy viết tay; người dân sử dụng ổn định, đóng góp nghĩa vụ ở địa phương nhưng chưa bao giờ làm thủ tục đăng ký. Đến khi cần vay vốn, chia thừa kế, chuyển nhượng hay đứng trước nguy cơ tranh chấp ranh giới, việc thiếu sổ đỏ trở thành rào cản lớn dẫn đến tranh chấp.

Hiện nay, các quy định về pháp luật đất đai đã mở rộng cơ hội cấp Giấy chứng nhận cho trường hợp đất không có giấy tờ về quyền sử dụng đất. Tuy vậy, "ở lâu" chưa đồng nghĩa với "chắc chắn được cấp sổ". Bài viết dưới đây phân tích các điều kiện, trình tự và rủi ro thường gặp khi làm thủ tục cấp sổ đỏ lần đầu Bắc Ninh cũng như các địa phương khác, để người dân chủ động chuẩn bị hồ sơ cần thiết.

1. "Đất không có giấy tờ" được hiểu thế nào?

Điều 137 Luật Đất đai 2024 liệt kê các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất, chẳng hạn giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tạm thời, tên trong sổ đăng ký ruộng đất hoặc sổ địa chính, giấy tờ chuyển nhượng đất hoặc mua bán nhà ở gắn liền với đất ở được UBND cấp xã xác nhận đã sử dụng đất trước ngày 15/10/1993. Người đang sử dụng đất ổn định mà có các giấy tờ này được xem xét cấp Giấy chứng nhận theo Điều 137.

Điều 138 được áp dụng khi hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất ổn định mà không có giấy tờ nêu tại Điều 137 và không thuộc trường hợp của Điều 139 (đất có vi phạm pháp luật đất đai trước ngày 01/7/2014) hay Điều 140 (đất được giao không đúng thẩm quyền). Hai điều này được xử lý riêng, với điều kiện và nghĩa vụ tài chính khác. Cần lưu ý, Điều 138 không áp dụng cho tổ chức.

Giấy mua bán, tặng cho viết tay cần được xem xét riêng. Giấy tờ chuyển nhượng lập trước ngày 15/10/1993 và được UBND cấp xã xác nhận đã sử dụng đất trước mốc đó thuộc Điều 137. Các giao dịch lập muộn hơn được hướng dẫn tại Nghị định 101/2024/NĐ-CP và Nghị định 151/2025/NĐ-CP với những mốc thời gian riêng, nên không thể kết luận giấy tay "có giá trị" hay "vô giá trị" khi chưa rà soát cụ thể từng hồ sơ.

2. Điều kiện và nội dung công nhận theo từng mốc thời gian

Điều 138 chia thành các nhóm theo thời điểm bắt đầu sử dụng đất ổn định. Ở cả ba nhóm, hộ gia đình, cá nhân cần đáp ứng các điều kiện chung sau:

• Đang sử dụng đất ổn định và không có giấy tờ nêu tại Điều 137;

• Không thuộc trường hợp đất có vi phạm (Điều 139) hoặc đất giao không đúng thẩm quyền (Điều 140);

• Được UBND cấp xã nơi có đất xác nhận không có tranh chấp.

Nội dung công nhận khác nhau theo từng mốc:

Phần diện tích còn lại được xác định theo hiện trạng sử dụng. Đất nông nghiệp được công nhận theo hình thức Nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất. Nếu người sử dụng đất muốn công nhận sang mục đích phi nông nghiệp thì phải phù hợp với quy hoạch và phải nộp tiền sử dụng đất theo quy định. Đất dùng để sản xuất, kinh doanh phi nông nghiệp, thương mại, dịch vụ được công nhận theo diện tích thực tế đã sử dụng.

3. Thẩm quyền và trình tự thực hiện

Từ ngày 01/7/2025, theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận lần đầu cho cá nhân trong nước, người Việt Nam định cư ở nước ngoài là công dân Việt Nam và cộng đồng dân cư. Trước đó, thẩm quyền này thuộc UBND cấp huyện.

Theo thông tin do Bộ Nông nghiệp và Môi trường công bố, quy trình cấp Giấy chứng nhận lần đầu gồm ba bước chính:

1. Nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công;

2. Cơ quan tiếp nhận kiểm tra hồ sơ;

3. UBND cấp xã kiểm tra thực tế, xác định hình thức sử dụng đất và chuyển thông tin để xác định nghĩa vụ tài chính.

Về thời hạn, Phụ lục I Nghị định 151/2025/NĐ-CP quy định đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu không quá 17 ngày làm việc và cấp Giấy chứng nhận lần đầu không quá 03 ngày làm việc. Đây là hai giai đoạn riêng. Thời gian thực tế còn phụ thuộc việc xác minh, đo đạc, bổ sung hồ sơ và xác định, nộp nghĩa vụ tài chính, nên cần hỏi cơ quan tiếp nhận về tổng thời gian dự kiến ngay khi nộp hồ sơ.

Về xác nhận không tranh chấp: Điều 138 Luật đất đai 2024 và Nghị định 151/2025/NĐ-CP quy định, người dân không còn phải tự nộp riêng giấy xác nhận không tranh chấp, phù hợp quy hoạch và sử dụng ổn định; việc kiểm tra, xác minh do cơ quan có thẩm quyền thực hiện trong quá trình giải quyết hồ sơ. Vì vậy điều kiện không tranh chấp vẫn được xem xét, chỉ là người dân không phải tự đi xin giấy xác nhận.

4. Hồ sơ nên chuẩn bị

Thành phần hồ sơ cụ thể do cơ quan tiếp nhận hướng dẫn theo từng trường hợp. Trên thực tế, để chứng minh việc sử dụng đất ổn định lâu dài, người dân nên chủ động thu thập các tài liệu sau:

• Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo mẫu và CCCD/ Hộ chiếu của người đề nghị;

• Giấy tờ về nguồn gốc đất nếu còn lưu giữ, kể cả giấy mua bán, tặng cho, phân chia thừa kế viết tay (giá trị pháp lý của từng loại giấy tờ tùy thời điểm lập và nội dung);

• Tài liệu thể hiện quá trình sử dụng như biên lai nộp thuế, nghĩa vụ tài chính liên quan đến đất, hóa đơn điện nước của nhà ở trên đất, ảnh hiện trạng, giấy tờ về xây dựng;

• Thông tin về ranh giới, người sử dụng đất liền kề và các cam kết, biên bản thống nhất ranh giới (nếu có);

• Bản đồ, trích đo hoặc hồ sơ địa chính nếu địa phương có sẵn.

5. Những rủi ro thường gặp

Thứ nhất, xác định sai nhóm pháp lý hoặc mốc thời gian. Nếu đất bắt đầu được sử dụng sau ngày 01/7/2014 thì không thuộc khoản 1, 2, 3 Điều 138. Nếu có giấy tờ nhưng giấy tờ ghi tên người khác hoặc chưa làm thủ tục chuyển quyền, hồ sơ có thể phải đi theo Điều 137. Chọn sai nhóm có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc bị tính sai nghĩa vụ tài chính.

Thứ hai, đất có vi phạm pháp luật đất đai hoặc được giao không đúng thẩm quyền. Nếu thửa đất do lấn chiếm, sử dụng sai mục đích hoặc có vi phạm khác, hồ sơ được xem xét theo Điều 139 (đối với vi phạm trước ngày 01/7/2014). Đất giao hoặc cho thuê không đúng thẩm quyền do Điều 140 điều chỉnh. Mỗi nhóm có điều kiện và nghĩa vụ tài chính riêng, cần rà soát kỹ trước khi nộp hồ sơ.

Thứ ba, tranh chấp hoặc mâu thuẫn ranh giới. Một đơn phản ánh của hộ liền kề cũng có thể khiến hồ sơ bị tạm dừng để giải quyết tranh chấp. Các thửa đất chia tách qua nhiều thế hệ bằng giấy tay là nhóm dễ phát sinh vấn đề này.

Thứ tư, thiếu chứng cứ về thời điểm sử dụng đất. Quyền lợi phụ thuộc vào việc đất được sử dụng ổn định trước hay sau các mốc 18/12/1980, 15/10/1993 và 01/7/2014. Khai báo thời điểm không chính xác hoặc không có chứng cứ hỗ trợ có thể làm sai lệch toàn bộ hướng giải quyết.

Thứ năm, quy hoạch và các trường hợp không được cấp. Quy hoạch là điều kiện khi người sử dụng đất muốn công nhận phần diện tích sang mục đích phi nông nghiệp. Ngoài ra, Luật Đất đai 2024 có quy định riêng về các trường hợp không cấp Giấy chứng nhận (Điều 151), nên cần kiểm tra thêm vị trí thửa đất so với quy hoạch, hành lang bảo vệ công trình và các hạn chế chuyên ngành.

Thứ sáu, nghĩa vụ tài chính và hạn mức ngoài dự kiến. Nhiều người chỉ nghĩ đến việc "được cấp sổ" mà chưa tính tiền sử dụng đất khi công nhận đất ở vượt hạn mức hoặc công nhận sang đất phi nông nghiệp, tiền thuê đất đối với phần đất nông nghiệp vượt hạn mức, cùng các khoản lệ phí. Nên ước tính chi phí trước khi quyết định phương án đề nghị công nhận.

Thứ bảy, không đủ điều kiện được cấp. Khi đó người sử dụng đất chỉ được tạm thời sử dụng theo hiện trạng cho đến khi Nhà nước thu hồi đất (khoản 8 Điều 138). Không có Giấy chứng nhận đồng nghĩa với việc hạn chế nhiều quyền khi chuyển nhượng, thế chấp hoặc chia thừa kế.

Rất hân hạnh được phục vụ Quý khách !

CÔNG TY LUẬT TNHH TRE VIỆT - TIN TRE VIỆT TRỌN GIÁ TRỊ
HOTLINE: 0989.185.188
Theo dõi chúng tôi: